La signature électronique Zeendoc, l’outil indispensable contre la Covid-19 !

Accélération de la digitalisation, gain de temps, réduction des dépenses, et sécurité juridique… Découvrez les avantages de la signature électronique en cette période de crise sanitaire.

Zeendoc est une solution en SaaS (« Software as a service ») de gestion électronique des documents développée par la société française Sages Informatique. Cette solution est accessible sur ordinateur, smartphone et tablette dont l’objectif principal est de permettre la dématérialisation des échanges et l’automatisation des tâches répétitives de manière simple et efficace au sein de votre entreprise.

Cette application de GED à l’avantage de proposer de multiples services dématérialisés « clé en main » tels que l’archivage électronique, la gestion des bulletins de paie sous format électronique, la signature électronique ou encore la dématérialisation des factures et des notes de frais des services dont la demande ne fait qu’accroître depuis quelques mois maintenant auprès des entreprises.

La signature électronique plus que jamais d’actualité !

Avec la crise sanitaire que nous traversons la signature électronique est une solution actuelle qui séduit de nombreuses entreprises. En effet, de part sa mise en place rapide et son fonctionnement facile à prendre en main, elle offre des réponses adaptées aux entreprises toutes désireuses de poursuivre leur activité sur site et même en télétravail malgré la pandémie du Covid-19.

Quels secteurs peuvent utiliser la signature électronique ?

C’est simple, la signature électronique peut être utilisée dans tous les cas et dans toutes les entreprises. Déjà très appréciée des RH, des assurances et des banques, elle peut servir pour tout type de document et de transaction et également dans le domaine juridique, administratif ou encore commercial.

Comment fonctionne-elle ?

Envoi, signature, suivi et gestion…

L’envoi : Depuis votre application Zeendoc, vous sélectionnez le document souhaitez, renseignez les signataires et choisissez le mode d’envoi à l’ensemble des destinataires. Vous pouvez également déterminer la durée de validité du document et vous n’avez plus qu’à cliquer sur envoyer.

La signature électronique : Chaque signataire va recevoir par email un lien sécurisé qui lui permettra d’accéder au document à signer. Ils pourront ensuite démarrer le processus de signature électronique depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur tant que l’appareil est connecté à internet. Après la consultation de l’ensemble des documents et la validation, un code d’authentification est envoyé par SMS à chaque signataire afin de garantir leur identité et leur signature électronique.

Suivi et gestion : En tant qu’expéditeur vous pouvez voir en ligne l’avancé des statuts de signatures (en attente, signé, ou refusé) par destinataire, cette fonctionnalité vous permet d’être informé en temps réel et d’avoir un suivi régulier. Une fois le document signé par l’ensemble des signataire il est automatiquement archivé dans Zeendoc.

La signature électronique Zeendoc : Quelle valeur légale ?

En France, une signature électronique et manuscrite ont la même valeur juridique. Elles garantissent toutes les deux l’intégralité d’un document et permettent d’identifier le signataire.

• Lancement du processus depuis Zeendoc
• Une signature reconnue par Adobe®
• La signature électronique de Zeendoc dispose d’un certificat électronique à usage unique par signataire et signature
• OTP : One Time Password (Mot de Passe à usage unique)
• Zeendoc, dispose de la qualification PSCE (Prestataire de Services de Confiance Qualifiés) et listé dans la « Trust List » Européenne
• Horodatage inclus et archivage automatique du document signé dans Zeendoc
• Vignette du certificat de signature à l’écran et à l’impression

Pour toute demande d’information complémentaire concernant les solutions de GED et la signature électronique, pensez à contacter votre prestataire informatique à Strasbourg Capinfo !