La GED : Gestion Electronique de Documents

 

 

La GED, ou gestion électronique des documents, est un système informatisé conçu pour organiser, stocker, gérer et rechercher des documents et des informations de manière électronique. La GED permet de passer d’un environnement de travail basé sur des documents papier à un environnement numérique, offrant ainsi de nombreux avantages en termes d’efficacité, d’accessibilité et de gestion de l’information.

La Gestion Electronique de Documents (GED) – Capinfo

La GED englobe un ensemble de fonctionnalités qui facilitent le cycle de vie des documents. Elle permet de numériser et de capturer des documents papier, de créer et de gérer des documents électroniques natifs, et de les organiser dans une structure logique grâce à des systèmes de classement et d’indexation. Les documents peuvent être stockés dans une base de données centralisée ou dans le cloud, ce qui permet un accès facile et rapide à l’information, quel que soit l’endroit où l’utilisateur se trouve.

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La GED offre également des fonctionnalités de collaboration, permettant à plusieurs utilisateurs d’accéder et de travailler simultanément sur un même document, de partager des commentaires et de suivre les modifications. Elle facilite également le contrôle des versions, en gardant une trace de toutes les modifications apportées aux documents au fil du temps.

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Les avantages de la GED sont nombreux. Elle permet de réduire les coûts liés à la gestion des documents papier, tels que l’espace de stockage physique et les frais de reproduction. Elle améliore la productivité en facilitant la recherche et l’accès rapide à l’information. Elle renforce la sécurité des documents grâce à des fonctionnalités de contrôle d’accès et de sauvegarde. De plus, elle favorise la conformité aux réglementations et normes en matière de conservation et de gestion des documents.

 

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