Dématérialisation : objectif zéro papier en entreprise !

Les administrations publiques se sont fixées comme objectif en 2022 d’atteindre le zéro papier. Cet objectif séduit également de plus en plus d’entreprise désireuses de réduire les coûts de stockage, les coûts de facturation et d’avoir une traçabilité et un suivi des documents générés.

La dématérialisation peut donc passer par le remplacement de l’impression par l’archivage électronique, la mise en place d’un logiciel de GED tel que Zeendoc et d’outils Sage qui permettent la dématérialisation des documents.

Quels types de documents peut-on dématérialiser ?

100% des documents papier sont dématérialisables. Lorsqu’une entreprise envisage de passer à la dématérialisation elle le fait par étape et en fonction de ses priorités. En pratique, une entreprise dématérialise en premier les factures clients et fournisseurs, les bons de commandes et les bons de livraisons. Il est tout à fait possible de dématérialiser également les bulletins de salaire, les déclarations sociales et les contrats.

Comment dématérialiser les documents ?

La dématérialisation des documents est un projet qu’on retrouve fréquemment au sein des entreprises mais concrètement comment ça fonctionne ? Ce changement implique plusieurs étapes clés.

• L’identification du projet. Quelles sont vos priorités en termes de dématérialisation de documents ? Quels sont les services concernés ? Quel est la nature des documents en question ? Etc…
• La numérisation des documents papier via un scanner de cette manière vous transformez ces documents en fichiers numériques.
• Et enfin, la gestion de ces documents dans un logiciel de GED (gestion électronique de documents).

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion électronique de documents (GED) ?

Les outils de gestion électronique de documents permettent aux entreprises de stocker et d’archiver sur un serveur interne ou sur le cloud, toutes les informations clés de l’entreprise. Les logiciels de GED tels que Zeendoc permettent de dématérialiser l’ensemble des processus de l’entreprise. Les différents documents sont directement transférés au format numérique. Des règles sont créées pour leur durée de conservation, d’organisation et de traitement. Toutes les données de l’entreprise sont ainsi centralisées et archivées dans une base unique et sécurisée et accessible par les salariés. Grâce à aux logiciels de GED, la quantité de papiers générée par l’entreprise est considérablement réduite.

Capinfo, revendeur agréé des logiciels Zeendoc & Sage, des outils pionniers de la dématérialisation.

Capinfo, votre entreprise informatique à Strasbourg, vous accompagne dans la mise en place de vos outils métiers et dans le déploiement de votre système informatique. Toujours dans le but de vous aider dans la transformation digitale de votre entreprise, notre équipe a choisi de travailler avec les logiciels Sage et Zeendoc.

Sage est le leader des éditeurs de logiciels de gestion d’entreprise sur le marché des PME et ETI en France. De ce fait, Sage a très vite offert la possibilité à ses utilisateurs de dématérialiser leurs factures. L’éditeur Sage étant membre fondateur de l’association SDDS (Simplification et dématérialisation des données sociales), œuvre depuis de longues années auprès des pouvoirs publics pour la simplification des télé-déclarations sociales.

Le logiciel Zeendoc quant à lui est un outil de gestion électronique de documents 100% français. Cette solution est conçue et développée pour répondre aux besoins des entreprises qui sont à la recherche d’une solution simple et efficace permettant de partager, classer et retrouver les documents rapidement. 

Si vous souhaitez plus d’informations concernant la dématérialisation des documents et les nos outils de GED, contactez notre équipe. Nos spécialistes informatiques pourront échanger avec vous concernant votre projet et nous pourrons programmer une démo logicielle ensemble !